By agreeing to be part of the ”Our Online Pantry” food map/website, you information will be stored on a secure database and used to promote your produce to potential customers. Customers will be able to pre-order from producers on the map and collect from a central hub point provided by Caerphilly County Borough Council. The website will also put customers in direct contact with producers that offer home delivery, collection or farm-gate sales. Relevant information will be shared between the programme delivery partners, including Aberystwyth University/website provider and the Cwm a Mynydd project team in order to keep the food map up-to-date and relevant. As this is a EU and Welsh Government funded project, your information may be shared with Welsh Government for audit, monitoring or evaluation purposes.
While your agreement is required to be part of the project, the legal basis for the processing of your information is legitimate interests and your information will be stored securely by CCBC for 7 years for audit, monitoring or evaluation purposes.
You have a number of rights in relation to the information including the right of access to information we hold about you and the right of complaint if you are unhappy with the way your information is being processed.
For further information on how we process your information and your rights please click the following link:
Trwy gytuno i fod yn rhan o fap bwyd/gwefan “Ein Pantri Ar-lein”, bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio ar gronfa ddata ddiogel a'i defnyddio i hyrwyddo'ch cynnyrch i ddarpar gwsmeriaid. Bydd cwsmeriaid yn gallu archebu ymlaen llaw gan gynhyrchwyr ar y map a chasglu o ganolbwynt canolog a ddarperir gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Bydd y wefan hefyd yn rhoi cwsmeriaid mewn cysylltiad uniongyrchol â chynhyrchwyr sy'n cynnig gwasanaeth dosbarthu i gartrefi, casglu neu werthu wrth giât fferm. Bydd gwybodaeth berthnasol yn cael ei rhannu rhwng partneriaid cyflwyno'r rhaglen, gan gynnwys Prifysgol Aberystwyth/darparwr gwefan a thîm prosiect Cwm a Mynydd er mwyn cadw'r map bwyd yn gyfredol ac yn berthnasol. Gan fod hwn yn brosiect a ariennir gan yr Undeb Ewropeaidd a Llywodraeth Cymru, bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu â Llywodraeth Cymru at ddibenion archwilio, monitro a gwerthuso.
Er ei bod yn ofynnol i'ch cytundeb fod yn rhan o'r prosiect, mae'r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yn fuddiannau cyfreithlon a bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio'n ddiogel gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili am 7 mlynedd at ddibenion archwilio, monitro neu werthuso.
Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth, gan gynnwys yr hawl i gael gafael ar wybodaeth sydd gennym amdanoch chi a'r hawl i gwyno os ydych chi'n anhapus â'r ffordd y mae eich gwybodaeth yn cael ei phrosesu.
Am ragor o wybodaeth am eich hawliau a sut rydym yn prosesu'ch gwybodaeth, cliciwch ar y ddolen ganlynol:
Service Area: Communities
Work Area: RDP Development (Planning)
Contact Details: 01443 838632, rdp@caerphilly.gov.uk
Privacy Notice Name: Our Online Pantry
Description of Privacy Notice: : To develop and maintain a food-map/website of local food and drink producers. The website will highlight the local food and drink economy of Caerphilly and Blaenau Gwent and provide a visualisation of the produce available for collection or delivery. The map will facilitate shorter supply chains and protect the environment by cutting down “food miles”
How we will use your information
Purpose and legal basis for using your information
Purpose of processing
The information you provide will be used to create a food map/website of local businesses in the Caerphilly and Blaenau Gwent areas offering locally produced food and drink products and will enable people to see what fantastic produce and artisan producers we have on our doorstep.
Customers will be able to pre-order from producers on the map and collect from a central hub point provided by Caerphilly County Borough Council. The website will also put customers in direct contact with producers that offer home delivery, collection or farm-gate sales, ensuring that all collections and deliveries are done safely.
The processing is intended encourage people to support local businesses by buying locally. As the project is EU and Welsh Government funded, your information will be processed for audit, monitoring and evaluation purposes.
Legal basis for processing
We are relying on the following provisions of Data Protection to process your information:
Agreement from local producers/suppliers is required for their details to be included on the food map/website and you have the right to request that your details be removed from the food map/website at any time. However, as this is a EU and Welsh Government funded project, your information will still be processed for audit, monitoring and evaluation purposes and in order for the processing of personal data to be lawful under the General Data Protection Regulations 2016, a valid condition from Article 6 of the Regulations must be identified, which is outlined below:
1f. processing is necessary for the purpose of the legitimate interests pursued by the controller or by a third party except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data, in particular where the data subject is a child.
To request the removal of your details from the food map/website, please contact the Service Area whose details are contained on the top of this document.
Who will have access to your information
Identity of Data Controller and Data Protection Officer
The Data Controller for your information is Caerphilly County Borough Council. The Data
Protection Officer is:
Ms Joanne Jones
Corporate Information Governance Manager / Data Protection Officer
Email: dataprotection@caerphilly.gov.uk
Tel: 01443 864322
Other Data Controllers may also be responsible for your information, depending on the specific circumstances. Please contact the Service Area for further information.
As this is a EU and Welsh Government funded project, your information will be held on record and used for audit, monitoring and evaluation purposes.
Please contact the service area at the top of this document for further information.
Details of main users of your information
Caerphilly County Borough Council – RDP Development Team who are responsible for managing the “food map”/website
Initially, Aberystwyth University will be the software provider, but they may be replaced by an external website hosting company post completion of the web design.
“Cwm a Mynydd’ Local Action Group responsible for overseeing RDP Development team projects and reporting to Welsh Government on supported initiatives.
Details of any sharing of your information within Caerphilly county borough council
Your information will not be shared within Caerphilly county borough council.
Details of any sharing of your information with other organisations
Your information will be shared with the web host company selected post web designcompletion.
Your information may be shared with Welsh Government for audit, monitoring and evaluation purposes.
Details of any external data processors
A web hosting company who will be selected post web design completion.
Requests for information
All recorded information held by Caerphilly County Borough Council may be subject to requests under the Freedom of Information Act 2000, Environmental Information Regulations 2004 and Data Protection legislation.
If the information you provide is subject to such a request, where possible Caerphilly County Borough Council will consult with you on its release. If you object to the release of your information we will withhold your information if the relevant legislation allows.
How long will we retain your information
Details of retention period
How long Caerphilly County Borough Council retains information is determined through statutory requirements or best practice.
Your details will be removed from the food map/local website within 5 working days of you asking for them to be removed.
Information required for audit, monitoring or evaluation purposes will be retained for 7 years.
We will keep all your information secure, whether held electronically or in paper copies. Your information will only be kept for the period specified above, after which it will be securely destroyed according to the Council’s Record Retention & Disposal Policy.
Your Rights (Inc Complaints Procedure)
Your rights under the Data Protection
Data Protection gives data subjects (those who the information is about) a number of rights:
Further information on your rights is available from: www.ico.org.uk.
To enact your rights please contact the service area detailed on the top of this form.
Complaints Procedure
If you are unhappy with the way that Caerphilly County Borough Council has handled your request / information, you have the right of complaint. Please contact the Service Area detailed at the top of this document outlining your issues.
If you remain unhappy you also have a right of complaint to the Information Commissioner's Office. Please follow this link for further information on the complaints process.
www.caerphilly.gov.uk/My-Council/Data-protection-and-freedom-of-information/Questionsand-complaints
Maes Gwasanaeth: Cymunedau
Maes Gwaith: Tîm Datblygu'r Rhaglen Datblygu Gwledig (Cynllunio)
Manylion cyswllt: 01443 838632, RhaglenDatblyguGwledig@caerffili.gov.uk
Enw'r Hysbysiad Preifatrwydd: Ein Pantri Ar-lein
Disgrifiad o'r Hysbysiad Preifatrwydd: Datblygu a chynnal map bwyd/gwefan o gynhyrchwyr bwyd a diod lleol. Bydd y wefan yn tynnu sylw at economi bwyd a diod lleol Caerffili a Blaenau Gwent ac yn darparu delwedd o'r cynnyrch sydd ar gael i'w gasglu neu ei ddosbarthu. Bydd y map yn hwyluso cadwyni cyflenwi byrrach ac yn diogelu'r amgylchedd drwy dorri i lawr y nifer o filltiroedd mae bwyd yn cael ei gludo.
Sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth
Y diben a'r sail gyfreithiol ar gyfer defnyddio eich gwybodaeth
Diben y gwaith prosesu
Bydd y wybodaeth a roddwch chi yn cael ei defnyddio i greu map bwyd/gwefan o fusnesau lleol yn ardaloedd Caerffili a Blaenau Gwent sy'n cynnig cynhyrchion bwyd a diod a gynhyrchir yn lleol a bydd yn galluogi pobl i weld pa gynnyrch a chynhyrchwyr artisan gwych sydd gennym ni ar ein stepen drws.
Bydd cwsmeriaid yn gallu archebu ymlaen llaw gan gynhyrchwyr ar y map a chasglu o ganolbwynt canolog a ddarperir gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Bydd y wefan hefyd yn rhoi cwsmeriaid mewn cysylltiad uniongyrchol â chynhyrchwyr sy'n cynnig gwasanaeth dosbarthu i gartrefi, casglu neu werthu wrth giât fferm, gan sicrhau bod yr holl gasgliadau a dosbarthiadau yn cael eu gwneud yn ddiogel.
Bwriad y gwaith prosesu yw annog pobl i gefnogi busnesau lleol drwy brynu'n lleol. Gan fod y prosiect wedi'i ariannu gan yr Undeb Ewropeaidd a Llywodraeth Cymru, bydd eich gwybodaeth yn cael ei phrosesu at ddibenion archwilio, monitro a gwerthuso.
Sail gyfreithiol ar gyfer y gwaith prosesu
Rydym yn dibynnu ar y darpariaethau Diogelu Data canlynnol i brosesu'ch gwybodaeth:
Mae angen cytundeb gan gynhyrchwyr/cyflenwyr lleol i'w manylion gael eu cynnwys ar y map bwyd/gwefan ac mae gennych chi yr hawl i ofyn i'ch manylion gael eu tynnu o'r map bwyd/gwefan ar unrhyw adeg. Fodd bynnag, gan fod hwn yn brosiect wedi’i ariannu gan yr Undeb Ewropeaidd a Llywodraeth Cymrubydd eich gwybodaeth yn dal i gael ei phrosesu at ddibenion archwilio, monitro a gwerthuso, ac er mwyn i brosesu data personol fod yn gyfreithlon o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2016, mae'n rhaid nodi amod dilys o Erthygl 6 o'r Rheoliad, a amlinellir isod: (nid yw ar gael yn Gymraeg gan mai dyfyniad o ddeddfwriaeth nad yw wedi ei gwneud yn Gymraeg ydyw):
1f. processing is necessary for the purpose of the legitimate interests pursued by the controller or by a third party except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data, in particular where the data subject is a child.
I ofyn i'ch manylion gael eu tynnu o'r map bwyd/gwefan, cysylltwch â'r Maes Gwasanaeth y mae ei fanylion ar frig y ddogfen hon.
Pwy fydd yn cael mynediad at eich gwybodaeth?
Manylion y Rheolydd Data a'r Swyddog Diogelu Data
Y Rheolydd Data ar gyfer eich gwybodaeth yw Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Y
Swyddog Diogelu Data yw:
Ms Joanne Jones
Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth Gorfforaethol/Swyddog Diogelu Data
E-bost: DiogeluData@caerffili.gov.uk
Ffôn: 01443 864322
Efallai y bydd Rheolyddion Data eraill hefyd yn gyfrifol am eich gwybodaeth, yn dibynnu ar yr amgylchiadau penodol. Am ragor o wybodaeth, cysylltwch â'r Maes Gwasanaeth.
Gan fod hwn yn brosiect a ariennir gan yr Undeb Ewropeaidd a Llywodraeth Cymru, bydd eich gwybodaeth yn cael ei cadw a'i defnyddio at ddibenion archwilio, monitro a gwerthuso.
Cysylltwch â'r maes gwasanaeth a nodir ar frig y ddogfen hon am ragor o wybodaeth.
Manylion am brif ddefnyddwyr eich gwybodaeth
Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili - Tîm Datblygu'r Rhaglen Datblygu Gwledig sy'n gyfrifol am reoli'r “map bwyd”/gwefan.
I ddechrau, Prifysgol Aberystwyth fydd y darparwr meddalwedd, ond efallai y bydd cwmni cynnal gwefan allanol yn disodli'r brifysgol ar ôl cwblhau dylunio'r wefan.
Grŵp Gweithredu Lleol ‘Cwm a Mynydd’ sy’n gyfrifol am oruchwylio prosiectau tîm Datblygu’r Rhaglen Datblygu Gwledig ac adrodd i Lywodraeth Cymru ar fentrau a gefnogir.
Manylion am unrhyw rannu o'ch gwybodaeth o fewn Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu o fewn Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili.
Manylion am unrhyw achos o rannu'ch gwybodaeth â sefydliadau eraill
Bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda'r cwmni a ddewisir i gynnal y wefan ar ôl i'r gwaith dylunio'r wefan gael ei gwblhau.
Efallai y bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu â Llywodraeth Cymru at ddibenion archwilio, monitro a gwerthuso
Manylion am unrhyw brosesyddion data allanol
Cwmni cynnal gwefannau a fydd yn cael ei ddewis ar ôl cwblhau'r gwaith dylunio'r gwefan.
Ceisiadau am wybodaeth
Mae'n bosibl y bydd yr holl wybodaeth a gedwir gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn destun ceisiadau o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 a deddfwriaeth Diogelu Data.
Os bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych yn destun cais o'r fath, bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn ymgynghori â chi ynghylch ei rhyddhau, lle bo hynny'n bosibl. Os byddwch yn gwrthwynebu rhyddhau eich gwybodaeth, byddwn yn cadw'r wybodaeth yn ei hôl, os bydd y ddeddfwriaeth berthnasol yn caniatáu i hynny ddigwydd.
Pa mor hir byddwn yn cadw’ch gwybodaeth
Manylion am y cyfnod cadw
Mae'r cyfnod y mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn cadw gwybodaeth yn cael ei bennu drwy ofynion statudol neu arferion gorau.
Bydd eich manylion yn cael eu tynnu o'r map bwyd/gwefan leol o fewn 5 diwrnod gwaith ar ôl i chi ofyn iddynt gael eu tynnu.
Bydd y wybodaeth sy'n ofynnol at ddibenion archwilio, monitro neu werthuso yn cael ei chadw am 7 mlynedd.
Byddwn yn cadw'ch holl wybodaeth yn ddiogel, p'un ai a gedwir yn electronig neu ar bapur. Dim ond am cyfnod a nodwyd uchod y cedwir eich gwybodaeth, ac ar ôl hynny bydd yn cael ei dinistrio'n ddiogel yn unol â Pholisi Cadw a Gwaredu Cofnodion y Cyngor.
Eich Hawliau (gan gynnwys y Weithdrefn Gwyno)
Eich hawliau dan gyfraith Diogelu Data
Mae'r Ddeddf Diogelu Data yn rhoi nifer o hawliau i destun y data (y rheiny y mae'r wybodaeth yn sôn amdanynt):
Mae rhagor o wybodaeth am eich hawliau ar gael ar y wefan hon: www.ico.org.uk
Er mwyn arfer eich hawliau, cysylltwch â'r maes gwasanaeth y manylir arno ar frig y ffurflen hon.
Y Weithdrefn Gwyno
Os ydych yn anfodlon â'r modd y mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili wedi ymdrin â'ch cais/gwybodaeth, mae gennych yr hawl i gwyno. Cysylltwch â'r Maes Gwasanaeth a fanylir ar frig y ddogfen hon gan amlinellu eich materion.
Os byddwch yn parhau'n anfodlon, mae gennych hefyd yr hawl i gwyno wrth Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Am ragor o wybodaeth am y broses gwyno, dilynwch y ddolen hon.
